Как организовать офисный переезд: 12 полезных советов

Для офисного переезда нужна тщательная подготовка, чтобы не остановились бизнес-процессы из-за плохого планирования. Необходимо перевезти без повреждений технику, мебель, важные документы. Чтобы ничего не упустили, стоит составить план действий, который поможет не забыть о мелких нюансах. Любого форс-мажора можно избежать, если быть готовым к нему. Для этого мы составили 12 лайфхаков, чтобы офисный переезд прошел быстро и без проблем.

Как организовать офисный переезд: 12 полезных советов

Составление плана переезда

Создайте документ, в котором будете прописывать все важные детали переезда. Используйте таблицы, списки и любую другую форму ведения отчетности. Обязательно указывайте:

  • Сроки переезда.
  • Мебель и технику.
  • Документы.
  • Офисные принадлежности.
  • Другие вещи, которые по подходят ни к одному из пунктов.

Чем тщательнее пропишете каждый из пунктов, тем проще будет планировать переезд. Также стоит провести ревизию и избавиться от вещей, которые не планируете забирать в новый офис. Отличная возможность выкинуть хлам, которым только занимает пространство.

Важно! При составлении планов также необходимо прописать смету расходов. Укажите примерную стоимость каждого подрядчика. Все затраты учесть не будет возможности, так как точное время, потраченное на переезд, не знаете. Но в любом случае стоит составить предварительные расходы.

Договоренности с арендодателями

Если офис находится не в собственности компании, стоит договориться о сроках переезда с двумя сторонами: арендодателем офиса, из которого уезжаете, и нового помещения. Это поможет избежать «дыр», когда старый договор истек, а новый начинается только через неделю. Таким образом не останетесь на улице со всеми офисными принадлежностями. Всегда лучше оставлять запас хотя бы на несколько дней на случай форс-мажорных ситуаций. Договариваться стоит хотя бы за 1-2 месяца, чтобы успеть расплатиться с арендодателем, а не решать финансовые вопросы в день переезда.

Важно! Обсудите, в каком виде обязаны сдать помещение. Возможно, в договоре был прописан обязательный клининг или другие условия.

Договоренности с арендодателями

Объявите сотрудникам о переезде и назначьте ответственных координаторов

Если работаете в небольшой компании, то сообщить о переезде можно сотрудникам лично. Если же предприятие больше — лучше отправить электронное письмо с пояснениями для всех коллег. Ответьте на самые популярные вопросы: причина смены офиса, сроки переезда, адрес нового офиса, как будут распределяться рабочие места, необходима ли помощь сотрудников, когда необходимо перевезти личные вещи.

Назначьте нескольких координаторов, которые будут помогать в офисном переезде. Распределите их обязанности:

  • Покупка упаковочных материалов.
  • Упаковка мебели.
  • Упаковка техники.
  • Маркировка коробок и предметов.
  • Поиск и контроль подрядчиков, которые помогают с переездом.
  • Ведение списков и учет всех предметов.
  • Сбор важных и конфиденциальных бумаг (их лучше перевозить заранее с личными вещами).
  • Координация самого переезда.
  • Расстановка мебели и техники на новом месте.
  • Осуществление доступа в новое помещение (должен находиться сотрудник с ключами, чтобы грузчики могли занести предметы).

Важно! Создайте общий чат в мессенджере для сотрудников, который будет посвящен исключительно переезду. Так будут быстрее решаться важные вопросы и координироваться деятельность.

План расстановки в новом офисе

Необходимо составить рассадку сотрудников и указать предметы, которые должны будут находиться в каждом из кабинетов. Это поможет избежать горы мебели и техники, сваленной в одном месте. Обязательно маркируйте все коробки, чтобы грузчики заносили их сразу в нужное помещение.

План расстановки в новом офисе

Покупайте качественные упаковочные материалы

Не стоит экономить на материалах для упаковки. Чем тщательнее подготовите офисные предметы, тем больше шансов привезти их в новое помещение в полной сохранности. Лучше потратить сотню рублей на упаковку, чем выкидывать сломанный во время переезда дорогой компьютер. Вот список предметов, которые обязательно понадобятся:

  • Ножницы.
  • Канцелярский нож.
  • Скотч.
  • Стрейч-лента.
  • Воздушно-пузырьковая пленка.
  • Картонные коробки разных размеров.
  • Пакеты для мусора.
  • Пакеты целлофановые.
  • Маленькие коробки или пакеты (для болтов, гаек и винтиков, которые будут при разборке мебели).

Важно! Не кладите очень тяжелые предметы в картонные коробки. При переносе дно может порваться, поэтому стоит укреплять его скотчем и картоном, если других вариантов нет.

Сохранность важных документов

Нормативные документы, бухгалтерская отчетность, договоры, архивные папки — для любого бизнеса важна сохранность всех материалов. Поэтому стоит заранее побеспокоиться об их перевозке на новое место. Промаркируйте каждую коробку с документами и лучше самостоятельно отвезите их в новый офис.

Важно! Собирая важные бумаги, убедитесь, что есть папки или система хранения документов. Не бросайте все листы в коробку. Они могут быть повреждены из-за погодных условий.

Маркировка всех коробок и пакетов

Если не хотите оказаться в хаосе среди кучи коробок, которые неизвестно кому принадлежат — промаркируйте каждую из них. Это поможет лучше ориентироваться среди вещей на новом месте. Вот какую информацию стоит указать на упакованных предметах:

  • ФИО сотрудника, который пользуется этими предметами.
  • Если офис небольшой, стоит каждому помещению присвоить свой цвет (и его же указывать на коробке). Или же укажите, в какой кабинет необходимо занести.
  • Наименование предмета. Стоит указать, что лежит в коробке.
  • Пометки: «Стекло» и «Бьющиеся предметы».

Важно! Обязательно маркируйте сетевое оборудование и шнуры. В офисе обычно много техники. И разобраться, какой предназначен для конкретного компьютера или принтера, будет сложно. Облегчите задачу и пометьте их.

Маркировка всех коробок и пакетов

Выбор дня для переезда

Чтобы не допустить простоя бизнеса, стоит планировать переезд в выходные дни. Таким образом не придется останавливать рабочие процессы и уже в понедельник сможете приступить к делам.

Выбор дня для переезда

Выбор транспорта для переезда

Минивэн, небольшой грузовик, фура — какой вариант выбрать? Для этого необходимо самостоятельно просчитать габариты предметов. Или же обратиться в мувинговую компанию. Специалисты подскажут, какой вариант подойдет. Не выбирайте транспорт, в котором места будет впритык. Стоит дать запас, так как хрупкие и бьющиеся вещи нельзя ставить друг на друга. Пусть в машине останется дополнительное место, которое можно будет использовать для предметов, которые не учли.

Вопросы, которые можно задать транспортному подрядчику:

  • Оплата: каким образом идет тарификация? Если застряли в пробке, придется ли платить по полному тарифу?
  • Есть ли дополнительное место в транспорте для сотрудника, который будет контролировать перевозку вещей?
  • Дополнительные услуги: возможно, компания предлагает услуги грузчиков. Тогда можно сэкономить, выбрав одного подрядчика.

Не забудьте изучить отзывы клиентов, которые пользовались услугами компании. А также контролируйте процесс отправления и прибытия грузовика. Если доступ к дверям офиса ограничен, стоит заранее побеспокоиться о допуске транспортного средства к воротам или входу. Не стоит решать эту проблему в день переезда.

Организация полки с находками

Даже если все упакуете и промаркируете, могут появиться предметы без принадлежности владельцу. Для таких случаев в новом офисе стоит организовать полку, где вещи смогут найти прежнего хозяина.

Важно! Чат, который создавали для организации переезда, можно переименовать в «Чат находок». Люди быстро смогут оповещать о найденных предметах, которые остались без владельца.

Сортировка коробок по важности

Определите, какие коробки необходимо будет открывать в первую очередь (рабочая техника и аксессуары), канцелярские принадлежности, кухонные предметы и продукты (если есть). Сортировка поможет расставить приоритеты и покажет, что нужно сделать в первую очередь. То, что нужно будет распаковать сразу же — можно так промаркировать или подписать.

Сортировка коробок по важности

Выбор подрядчиков

От этого пункта во многом зависит успешность и сроки переезда. Можно пойти длинным путем — остановиться на грузчиках из объявлений, затем заняться поиском подходящего транспорта, мастеров по разборке/сборке мебели. Или же выбрать мувинговую компанию, которая оказывает сразу комплекс услуг.

Важно! Опросите знакомых. Возможно, недавно кто-то сталкивался с переездом. «Сарафанное радио» — это возможность найти проверенных подрядчиков, которые не подведут.

Выбор подрядчиков

Почему стоит обратиться в мувинговую компанию?

Мувинговые компании выполняют любой переезд под ключ. В этом их специализация, поэтому работать будут профессионалы, которые умеют правильно упаковать вещи, перенести и доставить в полной сохранности. Не придется заботиться о многих важных нюансах: упаковке, грузчиках, вызове грузового транспорт, маркировке коробок, разборке и сборке мебели, расстановке в новом офисе. Необходимо будет только потратить время на консультацию с менеджером, чтобы не упустить важные детали.

Бизнес ценит время. Остановка в работе может существенно сказаться на финансах компании, поэтому делегирование офисного переезда — это уместный вариант для тех, кто заботится о своих делах и клиентах. С мувинговой компанией не придется останавливать бизнес-процессы, а переезд можно осуществить и за один день (если компания небольшая или средняя.

Если вдруг произойдет форс-мажор и вещи повредятся — компания будет нести за это ответственность. При заключении договора такие моменты обязательно прописываются.

Дорого ли стоят услуги компаний, помогающих в переезде? Пока не начнете считать всех подрядчиков, материалы для упаковки и транспорт — не сможете почувствовать всю выгоду. Составьте смету и посчитайте, какой из бюджетов вам по карману.

Выводы

Организация офисного переезда может занять не одну неделю. Необходимо обратить внимание на множество нюансов: от покупки коробок до расстановки перевезенных вещей. Если хотите сэкономить финансы и время, обратитесь к профессионалам. Мувинговые компании организовывают переезд быстро и «безболезненно» для бизнеса.

Если же хотите осуществить переезд своими силами, составляйте полноценный план, где каждый шаг будет контролироваться. Позаботьтесь о сохранности важных документов, дорогой техники и мебели. Не растягивайте переезд на недели, чтобы не было простоя бизнес-процессов. А также используйте наши лайфхаки, чтобы переезд занял минимум времени и потраченных сил.

Меню